Inviter les usagers
Envoyer une invitation courrier
Vous avez la possibilité de générer une invitation courrier si l'adresse postale du bénéficiaire est renseignée :
Exemple de courrier d'invitation
Invitation depuis "tous les contacts"
Si lors de l'import vous n'aviez sélectionné aucune liste. Dans ce cas, ces personnes apparaîtront uniquement sur l'onglet 'Tous les contacts'. En savoir plus sur l'import.
Dans ce cas, pour inviter la personne à un RDV, il faudra d'abord l'inviter sur la bonne catégorie puis lui envoyer une invitation. Pour cela, 2 possibilités :
Cliquer sur le bouton Ajouter depuis 'Tous les contacts' sous la bonne catégorie puis se rendre sur l'onglet de la catégorie en question et cocher les cases d'invitation
Cliquer sur la fiche de la personne, puis onglet "Rendez-vous". Cliquer sur 'Ouvrir un suivi' afin de pouvoir inviter. Les boutons d'invitations vont alors apparaître
Vérifier la délivrance des invitations
Vous pouvez vérifier si l'invitation mail et SMS a bien été délivrée au destinataire sur sa fiche usager, onglet rendez-vous pour retrouver l'heure de délivrance
Cas des créneaux indisponibles
Il se peut que le message d'erreur suivant s'affiche lors de l'envoi d'une invitation :
L'envoi d'une invitation est alors impossible car, sur rdv-solidarités, il n'y a plus de créneaux disponibles pour ce motif de rendez-vous. Dans ce cas, nous vous invitons donc à vous rendre sur https://www.rdv-solidarites.fr afin de créer de nouvelles plages d'ouverture associées au motif de rendez-vous concerné faisant l'objet d'invitations.
Les nouvelles plages de disponibilité que vous créez sur votre agenda ou sur celui de vos collègues doivent se situer dans la période de réservation des motifs. En effet, dans les paramètres d'un motif, un "délai minimum" et un "délai maximum" sont paramétrés : les premiers créneaux proposés aux usagers ne commenceront pas avant ce délai minimum et ils ne pourront pas non plus réserver au-delà du délai maximum. Il faut veiller à prendre en compte ce délai afin de ne pas recevoir le message d'erreur. Par exemple :
Vous tentez d'inviter des usagers sur des rendez-vous de la catégorie RSA orientation. Sur cette catégorie, un motif "Permanence d'orientation RSA" a été créé avec délai minimum de réservation d'une semaine et un délai maximum de 2 semaines;
Si vous rajoutez des créneaux de disponibilité pour ce motif le 20/01, vous continuerez ainsi à recevoir un message d'erreur car l'outil ne prendra en compte que les seuls créneaux disponibles à S+1, soit le 27/01.
Si vous rajoutez des créneaux de disponibilité pour ce motif au delà du délai maximum vous recevrez également un message d'erreur car l'outil ne prendra pas en compte les créneaux disponibles au-delà de S+2, soit après le 3/02.
Dans ce cas de figure, vous pouvez modifier le motif de rendez-vous en question afin de raccourcir ou rallonger le délai.
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