Cas utilisateur #1 - Le département de la Drôme

Découvrez comment le département de la Drôme a fait appel à l'équipe rdv-insertion pour optimiser l'organisation du parcours des allocataires RSA.

Les difficultés rencontrées jusqu'en 2021 dans le département de la Drôme

Lorsque le conseil départemental de la Drôme a contacté pour la première fois l'équipe rdv-insertion à l'automne 2021, il nous a fait état de parcours difficiles à organiser et souvent hâchés du fait de plusieurs problèmes.

Le département avait dû mal à atteindre efficacement ses allocataires. L'unique modalité de contact était le courriel postal, utilisé afin d'adresser des convocations aux rendez-vous d'orientation des allocataires. Les données de contact étaient lacunaires et empêchait la mise en place de relances téléphoniques ou par email. Comme la majorité des conseils départementaux, le CD26 affichait un taux absentéisme élevé au premier rendez-vous d'un parcours RSA, allant jusqu'à 50%

S'agissant des problèmes d'oganisation du premier rendez-vous et des taux d'absentéisme élevé, voir en ce sens le rapport public thématique consacré au RSA de janvier 2022 de la Cour des comptes.

À l'issue du rendez-vous d'orientation, le passage de relai à la structure conventionnée par le département pour l'accompagnement était parfois long et complexe. La transmission de documents entre acteurs (ex : premier diagnostic, "contrat d'engagement réciproques et d'orientation" - CERO, ...), le suivi des rendez-vous au sein des opérateurs délégataires du CD et l'organisation du rendez-vous de signature du contrat étaient grandement perfectibles.

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La solution apportée par notre équipe

L'équipe rdv-insertion a appuyé la rénovation des parcours RSA en lien avec le Pôle parcours (Direction Économie, Emploi et Insertion du CD26).

Une meilleure connaissance des usagers permise grâce à des données de contact actualisées et exhaustives

Nous avons travaillé avec la CNAF s'agissant de la mise en place début 2022 d'un nouveau flux .txt hebdomadaire des coordonnées de contact des allocataires RSA. Ce fichier peut être directement chargé sur rdv-insertion afin de disposer de l'intégralité des adresses email et numéros de téléphone des allocataires RSA.

Apprenez-en plus sur ce fichier hebdomadaire des coordonnées de contact sur ce lien.

Sur notre application, le département commence par charger le fichier des nouveaux demandeurs RSA qui doivent être invités à prendre rendez-vous. On voit bien ici que les coordonnées de contact sont incomplètes (adresses email et numéros de téléphone manquants) :

Afin de rajouter les données manquantes, le CD26 n'a qu'à télécharger en complément le fichier des coordonnées de contact RSA. Le remplissage allocataire par allocataire est alors automatique et les "trous sont bouchés", le département disposant alors d'une base de contact fiable :

Une réduction du taux d'absentéisme grâce à un système de rappel

Une fois les rendez-vous organisés (dans la Drôme, les rendez-vous sont pris en autonomie par les allocataires sur le créneau et le lieu de leur convenance), chaque allocataire va recevoir des rappels automatiques 48h avant le rendez-vous par mail et SMS :

C'est principalement ce système de rappel qui permet d'éviter les "lapins" et d'assurer une présence maximale aux rendez-vous d'orientation.

Un meilleur pilotage des parcours en lien avec les partenaires conventionnés grâce à une interface dédiée aux données d'insertion

Sur rdv-insertion, le conseil départemental de la Drôme accède aux informations administratives et socio-professionnelles de la personne, à l'historique de ses rendez-vous et, surtout, à un onglet parcours. Cet onglet est stratégique dans la collaboration du CD26 avec ses partenaires extérieurs.

En effet, les chargées d'orientation déposent ici à la fin du rendez-vous d'orientation le diagnostic qu'ils ont rempli avec l'allocataire et renseignent l'orientation. L'usager est automatiquement ajouté à l'organisation qui va assurer l'accompagnement, le référent unique recevant un mail l'informant de l'orientation. Celui-ci aura par la suite l'occasion de déposer le CER validé sur le même espace.

Le Conseil départemental peut suivre l'activité de ses délégataires et s'assurer du bon respect des engagements des différentes parties prenantes.

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Les résultats obtenus par la mise en place du nouveau parcours et de l'outil rdv-insertion

Nos interlocutrices qui nous ont fait confiance sont très satisfaites de la mise en place l'outil rdv-insertion sur le territoire drômois :

Depuis septembre 2021, le Département de la Drôme utilise rdv-insertion. Cet outil très intuitif a été facilement appréhendé par les agents, et n’a nécessité aucune formation au préalable. En 6 mois d’utilisation, la Drôme a réduit considérablement ses délais d’orientation et amélioré son taux de présence au rendez-vous - Fabienne Bouchet, Responsable du Pôle parcours, CD26

Les résultats clés permis en utilisant l'outil :

• Forte réduction de l'absentéisme aux rendez-vous d'orientation, seulement 14% des bénéficiaires sont absents aux entretiens avec les chargées d'orientation ;

• Meilleur passage de relai entre le département et ses délégataires conventionnés, les rendez-vous de signature de CER ont lieu moins de 15 jours après le rendez-vous d'orientation. Les parties prenantes utilisent la même interface pour la récupération d'information sur les allocataires et créent de fait un parcours "sans coutures" pour l'allocataire, respectant également au passage la logique du "dites-le-nous-une-fois".

Découvrez le témoignage d'un chargée d'orientation du Pôle parcours sur cet article du conseil départemental : Nouveau parcours insertion : rapidité, fluidité et proximité

Schéma récapitulatif du parcours RSA dans la Drôme, l'application rdv-insertion intervenant à toutes les étapes. NB : ce schéma est également consultable sous un format vidéo accessible sur ce lien.

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