Fichier d'import

Pour rappel, lorsque vous souhaitez ajouter des personnes sur votre organisation, vous devez cliquer sur 'Créer usager(s)', depuis la page d'accueil, puis 'Charger fichier usagers'

Ce qui vous amène à l'onglet d'import de votre fichier Excel, que nous avons préalablement paramétré à la création de votre plateforme. Pour en savoir plus sur l'import des contacts, vous pouvez vous rendre sur cette page.

Si votre fichier a changé ou que vous souhaitez utiliser un fichier différent pour une nouvelle catégorie de motifs ou pour une nouvelle organisation du département, vous pouvez apporter des changements soit en créant une nouvelle catégorie de motifs, soit en modifiant celle d'une catégorie déjà existante.

a - Modification du fichier d'import d'une catégorie

Si plusieurs types de fichier d'import existent, vous pourrez choisir le fichier de votre choix pour la catégorie à modifier. Vous pouvez visualiser le squelette du fichier en cliquant sur 'Voir le détail'. Pour apporter une modification au fichier, vous pouvez cliquer sur 'Modifier' au niveau du fichier de votre choix.

Une pop-up apparait alors avec les champs disponibles sur rdv-insertion et le Nom que doit avoir la colonne sur votre fichier

Si vous laissez une information collectée vide (exemple sur cette capture d'écran avec l'ID pôle emploi) alors cette information devient non obligatoire et votre fichier peut ne pas en contenir.

Pour en savoir plus sur la signification de chacun des champs 'Information collectée' vous pouvez lire cette section.

Lorsque vous apportez la modification de votre choix au fichier (en changeant donc la colonne de droite 'Nom de la colonne dans le fichier' vous pouvez cliquer sur Enregistrer.

Un message d'alerte apparaît alors. Vous avez 2 possibilités qui s'offrent à vous :

1. Modifier pour toutes : dans ce cas la modification que vous avez apportée va se faire pour toutes les organisations qui utilise ce fichier (la liste apparait en arrière-plan de votre écran)

2. Dupliquer et sauvegarder : dans ce cas, un nouveau fichier d'import ne sera effectif que pour la catégorie de votre organisation sur laquelle vous êtes en train d'effectuer le changement. Vous pourrez par la suite réutiliser ce fichier pour d'autres catégories de motifs si vous le souhaitez.

b - Créer et utiliser un nouveau fichier d'import

Si vous êtes au démarrage de votre plateforme ou si vous souhaitez tout simplement créer un nouveau type de fichier d'import, vous avez la possibilité de le faire depuis une catégorie donnée (nouvelle ou ancienne). Dans ce cas, vous devez cliquer sur 'Créer et utiliser un nouveau fichier d'import' depuis l'onglet configuration de la catégorie

Vous allez dans ce cas pouvoir mettre le nom que vous souhaitez à ce fichier. Attention si c'est un onglet de votre fichier Excel le nom de l'onglet doit correspondre, s'il n'y a pas d'onglet, le nom n'a pas d'importance.

Sur la gauche, vous avez les types de champs que vous pouvez stocker sur rdv-insertion et sur la droite, vous avez la possibilité de les nommer comme vous le souhaitez (ce qui correspond aux noms de colonne de votre fichier d'import).

Petit zoom sur la valeur de ces champs :

Champ	Valeur attendue	Obligatoire
Civilité	Mme / Mr / ....	Oui
Prénom	Prénom	Oui
Nom de famille	Nom	Oui
Rôle	Conjoint ou Demandeur	Oui si le NIR n'est pas disponible
Email	Adresse mail	Non
Numéro de téléphone	Portable de préférence pour envoyer les SMS d'invitations, sinon fixe pour stocker un numéro de contact	Non
Date de naissance	Date de naissance	Non
Nom de naissance	Nom de naissance	Non
Champ adresse 1	Champ adresse 1	Non
Champ adresse 2	Champ adresse 2	Non
Champ adresse 3	Champ adresse 3	Non
Champ adresse 4	Champ adresse 4	Non
Champ adresse 5	Champ adresse 5	Non
N° CAF	Numéro de l'allocataire	Oui si le NIR n'est pas renseigné
ID Pôle emploi	ID Pôle emploi	Non
NIR	Numéro de sécurité sociale	Non si vous avez le N° CAF + rôle de renseigné
ID bénéficiaire département	ID individu du logiciel métier (Iodas, Solis, ...)	Non si vous avez le N° d'allocataire ou le NIR
Date d'ouverture du droit	Date d'ouverture du droit	Non
Structure référente	le nom de la structure d'où vous enverrez les invitations de RDV	Oui si vous gérez des allocataires de plusieurs structures différentes au sein du même fichier
Email de l'agent référent	email de la personne qui va recevoir l'allocataire en RDV	Oui, si vous souhaitez attribuer un référent obligatoire pour la prise de RDV
Tag	Tags pour filtrer les usagers	Non

Bon à savoir : si vous avez d'autres types de champs dans votre fichier, vous pouvez les laisser sur votre fichier et l'importer tel quel, toutefois, elles ne seront pas stockées sur rdv-Insertion.

Une fois que vous aurez créé le fichier, vous pourrez décider des catégories où vous souhaitez l'utiliser.