# Convoquer un usager

{% hint style="info" %}
La configuration du délai d'expiration de l'invitation se paramètre depuis la catégorie dans la configuration de l'organisation sur rdv-insertion, [plus d'infos sur cette page](https://rdv-insertion.gitbook.io/guide-dutilisation-rdv-insertion-and-faq/configuration/configuration-rdv-insertion-and-rdv-solidarites/configuration-rdv-insertion/creer-des-categories-de-motif).
{% endhint %}

## Convocation à un RDV individuel

{% embed url="<https://youtu.be/hYtfYBTZjMo>" %}

* &#x20;Créer un motif qui contient le mot **'Convocation'**

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2F1EEOaWdpmvWZzTzgaPMF%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202025-06-16%20a%CC%80%2017.20.59.png?alt=media&#x26;token=d4ffaf46-017c-49f5-8127-8155a158793c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Réservation en ligne** : elle doit être uniquement sur les agents de l'organisation

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FxCbNILs5KL4g9GPjts7T%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=78c63dc2-a39d-4cd9-beff-3e9fc2775329" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Visibilité usager** : elle doit être sur Visible et non notifié : <br>

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FQVlH2CdA9MHhSINVBhx0%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202025-06-16%20a%CC%80%2017.20.30.png?alt=media&#x26;token=cbb5cfff-40b9-4ce7-a76f-b7946f06ed5b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ouvrez des plage d'ouverture sur le motif de convocation pour positionner ces RDV mais ces créneaux ne seront pas visibles en ligne pour les usagers :&#x20;

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FjzRFlHKLw9us7P8kH7Cm%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202025-06-16%20a%CC%80%2017.22.54.png?alt=media&#x26;token=55767df3-88e9-4849-a0a0-de8700253a2a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Filtrer pour connaître les personnes à convoquer&#x20;

Sur la page Index, au niveau du statut, vous pouvez cliquer sur "Une intervention est nécessaire" pour n'avoir que les cas de convocation :&#x20;

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FhSffPrIMNemgFWqGgTri%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202025-08-12%20a%CC%80%2011.54.27.png?alt=media&#x26;token=99c5047f-1f8b-4ce8-9ecb-97f0efe6c781" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

:warning: Attention ! Pensez à bien décocher les notifications pour ce RDV sinon l'usager recevra à la fois une notification depuis RDV-Solidarités et rdv-insertion.

Cliquez sur **Convoquer** pour convoquer la personne et lui créer un RDV.

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FjcgpDcSBgebZSH0oovS2%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=ce927de6-30bd-42d6-bb41-7dadb5861548" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un fois le RDV créé, l'usager convoqué reçoit alors un SMS et/ou mail de convocation :

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FJGLDnV5U46428NDDKpX3%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202024-12-17%20a%CC%80%2011.01.31.png?alt=media&#x26;token=3b5b4ec2-5b7f-4a9e-a99c-7364b47e1163" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Envoyer un courrier de convocation

Une fois la convocation effectuée, vous pouvez générer un courrier de convocation. Pour cela, il suffit de vous rendre sur la fiche de la personne à convoquer, onglet `rendez-vous`  &#x20;

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FHaY31U8b8fMjnATcmSf6%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202024-12-17%20a%CC%80%2011.30.23.png?alt=media&#x26;token=a7113a2c-d7d6-4b0a-98e6-e69e282a00a6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FFOsQZgNHXTxdUHVwiMU5%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202025-08-12%20a%CC%80%2011.56.03.png?alt=media&#x26;token=108edf88-7775-491c-a9df-b8023ac6406a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Exemple de courrier de convocation

{% file src="<https://1681528715-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ffr6ON2wOmMdqJgqNnC6c%2Fuploads%2FqAxc7vBilkTINF8IyEKy%2FConvocation_de_EVA_TEST_le_19_12_2024.pdf?alt=media&token=7bad8922-eaea-4aea-af4a-72bb0674c220>" %}

## Convocation à un RDV collectif

{% hint style="info" %}
Le principe est exactement le même que la convocation à un RDV individuel. Vous n'avez pas besoin de créer un motif collectif contenant le mot convocation. La convocation est déclenchée dès lors que vous inscrivez l'usager sur un RDV collectif.
{% endhint %}

Lorsque vous cliquez sur **"convoquer"** et que la catégorie est reliée à un motif collectif. Le bouton vous amènera automatiquement sur le prochain atelier collectif avec des places disponibles.&#x20;