Créer des catégories de motif

Catégories de motifs configurés

Dans cette section, vous avez la possibilité de modifier la configuration de vos catégories disponibles, mais aussi la possibilité de rajouter de nouvelles catégories si besoin.

a - Modifier la/les catégorie(s) active(s)

Vous pouvez alors apporter les modifications de votre choix sur l'écran suivant

• Les formats d'invitations : ce sont les moyens d'invitations possibles aux prises de RDV que vous pouvez activer. Il faut en avoir au moins 1.

• Convocation possible : Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette page.
• Délai d'expiration (en jours) : il s'agit du délai de validité du lien d'invitation. Au-delà de ce temps passé, le lien d'invitation n'est plus actif et le statut du RDV sur rdv-Insertion passe en délai dépassé. Ce délai d'expiration doit être d'au moins 4 jours. Il est calculé à partir de la date d'envoi de l'invitation en jours calendaires.

• RDV avec référent : ici, vous déterminez si les RDV sont obligatoirement avec un référent. Si oui, vous ne pourrez envoyer des invitations qu'à des personnes ayant un référent d'attribué et elles ne verront que ses créneaux de disponibilités.

• Numéro de téléphone : si le numéro de téléphone à afficher sur les invitations de la catégorie est différent de celui configuré sur l'organisation

• Invitation limitée aux organisations du bénéficiaire : si vous souhaitez limiter les invitations à l'organisation de l'allocataire, pour qu'il voie uniquement les disponibilités de son ou ses organisations, cochez 'Oui'

• Notification tierces : - Événements liés au RDV : vous avez la possibilité de notifier un tiers pour l'informer lorsqu'un usager prend rendez-vous, modifie son rendez-vous ou annule son rendez-vous. - Créneaux indisponibles : Afin de vous permettre d'être alerté plus rapidement en cas de créneaux indisponibles, nous avons mis en place la possibilité d'indiquer un autre mail par catégorie de motifs. Ce mail sera donc également notifié des créneaux indisponibles.

• Invitations périodiques : vous avez la possibilité d'envoyer automatiquement et périodiquement des invitations à vos usagers d'une catégorie donnée. Cela peut être utile par exemple pour proposer l'offre d'ateliers en cours et inviter l'usager à s'y inscrire.

• Contenu des messages : vous pouvez personnaliser quelques phrases des invitations mails et SMS pour adapter notre template d'invitation à votre situation.

• Fichier d'import : Vous pouvez utiliser le même squelette d'import que pour vos autres catégories et/ou les autres organisations du territoire, dans ce cas, il suffit de sélectionner le fichier adéquat. Si vous souhaitez en créer un nouveau spécifique à cette catégorie et/ou à votre organisation, il suffit de cliquer sur 'Créer et utiliser un nouveau fichier d'import'. Pour en savoir plus sur les fichiers d'import et leur utilisation, vous pouvez vous rendre ici.

Pensez bien à toujours cliquer sur le bouton Enregistrer lorsque vous effectuez une modification.

b - Créer une catégorie de motifs

Cliquez sur le bouton Ajouter, pour créer une nouvelle catégorie de motifs d'invitations.

Vous pouvez alors créer une nouvelle catégorie, qui sera un nouvel onglet (et donc une nouvelle liste) visible depuis la page d'accueil. Vous pourrez alors créer des nouveaux motifs d'invitations que vous attacherez à cette catégorie.

Pour cela, choisissez une catégorie parmi la liste qui vous est proposée

Pour rappel, chaque catégorie est rattachée à des modèles de texte d'invitation différent. Vous pouvez retrouver la liste des messages (sms et mails) sur cette page.

Pour la suite de la configuration de la catégorie, vous pouvez vous reporter au point ci-dessus qui détaille les possibilités ☝️