Importer des usagers

Après vous être connecté au service, la seconde étape consiste à télécharger le fichier des nouveaux allocataires.

Cliquez sur le bouton "Créer usager(s)" puis sur "Charger fichier usagers"

Choisir la bonne liste d'import

Vous allez choisir la catégorie à laquelle vous souhaitez rattacher la personne. Si vous n'avez qu'une seule catégorie, vous aurez le choix entre cette catégorie-là et aucune catégorie de suivi.

Aucune catégorie de suivi

Si aucune catégorie de suivi est sélectionnée, cela voudra dire que les personnes du fichier seront sur une liste appelée 'Tous les contacts' mais vous ne pourrez pas directement les inviter. Il faudra par la suite les lier à une catégorie spécifique pour pouvoir les inviter.

Choix d'une catégorie spécifique

Si par exemple vous sélectionnez RSA Orientation les personnes seront alors ajoutée à 2 endroits différents :

• Tous les contacts

• RSA Orientation

Vous pourrez également après l'import inviter inviter en masse les personnes à prendre RDV dans le cadre de cette catégorie.

Invitation en masse des usagers

Veillez à bien sélectionner la catégorie, car elle conditionne notamment le contenu des messages SMS, mail et courrier postal générés à l'occasion de l'envoi des invitations.

Pour information, voici la procédure à suivre pour relier les contextes RDV-Solidarités aux motifs RDV-Insertion.

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Fichier d'import

Quel format de fichier d'import ?

Le fichier des usagers à télécharger sur RDV-Insertion est un fichier Excel (.xlsx) dans lequel figurent les allocataires du RSA à orienter ainsi que des informations les concernant.

Bien souvent, il est obtenu à partir de votre logiciel de gestion RSA (ex : IODAS / extraction BO). Il est complété, le cas échéant, avec le CDAP.

Pour que l'application fonctionne, le fichier Excel soit respecter certaines règles afin d'être reconnu par l'outil :

• Si l'ordre des colonnes peut être modifié, l'intitulé de celles-ci (ex : "civilité", "prénom", etc.) est quant à lui important et ne doit jamais changer,

• Les noms de colonne doivent être en première ligne du fichier Excel,

• Les colonnes qui doivent obligatoirement être présentes pour la réussite du téléchargement des nouveaux entrants sur rdv-insertion sont paramétrées en amont au niveau de rdv-nsertion. Veuillez vous rendre sur cette page pour en savoir plus.

Fichier de contact CNAF via HubEE

Rdv-insertion a mis en place avec la CNAF (mail et téléphone) pour tous les bénéficiaires RSA de votre département (envoi réalisé via la plateforme HubEE).

Le fichier peut uniquement être récupéré par les conseils départementaux et, plus précisément, par des agents habilités à effectuer des actions de récupération des démarches sur la plateforme étatique HUBEE (ancienne PEC). Le fichier de contacts des allocataires (stock) est :

• Un fichier .txt ;

• Il est mis à disposition une fois par semaine ;

• Contient les coordonnées de contact (adresse mail et numéro de téléphone) de l’ensemble des bénéficiaires du département (avec droits ouverts et soumis « droits et devoirs »)

Lorsque vous téléchargez le fichier des nouveaux entrants, un bouton "Enrichir avec données de contact" apparaît. Ce bouton permet de charger le fichier .txt des Données de contact contenant les coordonnées de tous les bénéficiaires du RSA du département, envoyé par la CNAF tous les lundi matin via HubEE

👉 Enrichir ainsi avec les données de contact vous permet de gagner du temps en téléchargeant automatiquement les informations nécessaires à l'utilisation de rdv-insertion (mail et/ou téléphone). La clé permettant d'effectuer la correspondance entre l'identité des BRSA et leurs données de contact est le N°CAF.

Vous avez également la possibilité d'inviter en même temps à prendre RDV sur cette catégorie-là en cliquant sur 'Actions pour toute la sélection' et choisir d'inviter en masse par mail, SMS ou courrier toutes les personnes sélectionnées.