⚒️Configurer l'organisation depuis RDV-Insertion
Vous pouvez maintenant configurer les paramètres de votre organisation directement depuis RDV-Insertion, sans avoir besoin de passer par RDV-Solidarités.
Attention, certaines actions ne se font que depuis RDV-Solidarités :
Création des créneaux de disponibilité
Configuration des motifs d'invitation
Sectorisation
Ajout des agents
Au-delà de ces actions, vous pouvez effectuer des actions de paramétrages directement sur RDV-Insertion. Pour cela, cliquez sur 'Configurer l'organisation' depuis la page d'accueil de rdv-insertion.
1 - Détails de l'organisation
C'est ici que vous pouvez paramétrer les données de contact de votre organisation, la désignation de votre organisation sur le fichier d'import de vos flux et l'indépendance au CD. Pour cela, cliquez sur Modifier.
N.B : certaines phrases dans les invitations ne feront pas mention du département si l'organisation est indépendante au département.
La désignation dans le fichier allocataires est le nom de la structure à laquelle sera rattaché l'allocataire que vous allez inviter. Cette donnée est la valeur que vous inscrivez sur votre fichier Excel d'import de flux, au niveau de la colonne "Structure référente".
Pour la configuration du logo, veuillez faire appel à l'équipe de RDV-Insertion pour le modifier si besoin.
2 - Catégories de motifs configurés
Dans cette section, vous avez la possibilité de modifier la configuration de vos catégories disponibles, mais aussi la possibilité de rajouter de nouvelles catégories si besoin.
a - Modifier la/les catégorie(s) active(s)
Vous pouvez alors apporter les modifications de votre choix sur l'écran suivant
Les formats d'invitations : ce sont les moyens d'invitations possibles aux prises de RDV que vous pouvez activer. Il faut en avoir au moins 1.
Convocation possible : Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette page.
Délai d'expiration (en jours) : il s'agit du délai de validité du lien d'invitation. Au-delà de ce temps passé, le lien d'invitation n'est plus actif et le statut du RDV sur rdv-Insertion passe en délai dépassé. Ce délai d'expiration doit être d'au moins 4 jours. Il est calculé à partir de la date d'envoi de l'invitation en jours calendaires.
RDV avec référent : ici, vous déterminez si les RDV sont obligatoirement avec un référent. Si oui, vous ne pourrez envoyer des invitations qu'à des personnes ayant un référent d'attribué et elles ne verront que ses créneaux de disponibilités.
Invitation limitée aux organisations du bénéficiaire : si vous souhaitez limiter les invitations à l'organisation de l'allocataire, pour qu'il voie uniquement les disponibilités de son ou ses organisations, cochez 'Oui'
Fichier d'import : Vous pouvez utiliser le même squelette d'import que pour vos autres catégories et/ou les autres organisations du territoire, dans ce cas, il suffit de sélectionner le fichier adéquat. Si vous souhaitez en créer un nouveau spécifique à cette catégorie et/ou à votre organisation, il suffit de cliquer sur 'Créer et utiliser un nouveau fichier d'import'. Pour en savoir plus sur les fichiers d'import et leur utilisation, vous pouvez vous rendre ici.
Pensez bien à toujours cliquer sur le bouton Enregistrer lorsque vous effectuez une modification.
b - Créer une catégorie de motifs
Cliquez sur le bouton Ajouter, pour créer une nouvelle catégorie de motifs d'invitations.
Vous pouvez alors créer une nouvelle catégorie, qui sera un nouvel onglet (et donc une nouvelle liste) visible depuis la page d'accueil. Vous pourrez alors créer des nouveaux motifs d'invitations que vous attacherez à cette catégorie.
Pour cela, choisissez une catégorie parmi la liste qui vous est proposée
Pour rappel, chaque catégorie est rattachée à des modèles de texte d'invitation différent. Vous pouvez retrouver la liste des messages (sms et mails) sur cette page.
Pour la suite de la configuration de la catégorie, vous pouvez vous reporter au point ci-dessus qui détaille les possibilités ☝️
3 - Le fichier d'import
Pour rappel, lorsque vous souhaitez ajouter des personnes sur votre organisation, vous devez cliquer sur 'Créer allocataire(s)', depuis la page Index, puis 'Charger fichier usagers'
Ce qui vous amène à l'onglet d'import de votre fichier Excel, que nous avons préalablement paramétré à la création de votre plateforme. Pour en savoir plus sur l'import des contacts, vous pouvez vous rendre sur cette page.
Si votre fichier a changé ou que vous souhaitez utiliser un fichier différent pour une nouvelle catégorie de motifs ou pour une nouvelle organisation du département, vous pouvez apporter des changements soit en créant une nouvelle catégorie de motifs, soit en modifiant celle d'une catégorie déjà existante.
a - Modification du fichier d'import d'une catégorie
Si plusieurs types de fichier d'import existent, vous pourrez choisir le fichier de votre choix pour la catégorie à modifier. Vous pouvez visualiser le squelette du fichier en cliquant sur 'Voir le détail'. Pour apporter une modification au fichier, vous pouvez cliquer sur 'Modifier' au niveau du fichier de votre choix.
Une pop-up apparait alors avec les champs disponibles sur RDV Insertion et le Nom que doit avoir la colonne sur votre fichier
Si vous laissez une information collectée vide (exemple sur cette capture d'écran avec l'ID pôle emploi) alors cette information devient non obligatoire et votre fichier peut ne pas en contenir.
Pour en savoir plus sur la signification de chacun des champs 'Information collectée' vous pouvez lire cette section.
Lorsque vous apportez la modification de votre choix au fichier (en changeant donc la colonne de droite 'Nom de la colonne dans le fichier' vous pouvez cliquer sur Enregistrer.
Un message d'alerte apparaît alors. Vous avez 2 possibilités qui s'offrent à vous :
Modifier pour toutes : dans ce cas la modification que vous avez apportée va se faire pour toutes les organisations qui utilise ce fichier (la liste apparait en arrière-plan de votre écran)
Dupliquer et sauvegarder : dans ce cas, un nouveau fichier d'import ne sera effectif que pour la catégorie de votre organisation sur laquelle vous êtes en train d'effectuer le changement. Vous pourrez par la suite réutiliser ce fichier pour d'autres catégories de motifs si vous le souhaitez.
b - Créer et utiliser un nouveau fichier d'import
Si vous êtes au démarrage de votre plateforme ou si vous souhaitez tout simplement créer un nouveau type de fichier d'import, vous avez la possibilité de le faire depuis une catégorie donnée (nouvelle ou ancienne). Dans ce cas, vous devez cliquer sur 'Créer et utiliser un nouveau fichier d'import' depuis l'onglet configuration de la catégorie
Vous allez dans ce cas pouvoir mettre le nom que vous souhaitez à ce fichier. Attention si c'est un onglet de votre fichier Excel le nom de l'onglet doit correspondre, s'il n'y a pas d'onglet, le nom n'a pas d'importance.
Sur la gauche, vous avez les types de champs que vous pouvez stocker sur RDV-Insertion et sur la droite, vous avez la possibilité de les nommer comme vous le souhaitez (ce qui correspond aux noms de colonne de votre fichier d'import).
Petit zoom sur la valeur de ces champs :
| Champ | Valeur attendue | Obligatoire |
|---|---|---|
Civilité | Mme / Mr / .... | Oui |
Prénom | Prénom | Oui |
Nom de famille | Nom | Oui |
Rôle | Conjoint ou Demandeur | Oui si le NIR n'est pas disponible |
Adresse mail | Non | |
Numéro de téléphone | Portable de préférence pour envoyer les SMS d'invitations, sinon fixe pour stocker un numéro de contact | Non |
Date de naissance | Date de naissance | Non |
Nom de naissance | Nom de naissance | Non |
Champ adresse 1 | Champ adresse 1 | Non |
Champ adresse 2 | Champ adresse 2 | Non |
Champ adresse 3 | Champ adresse 3 | Non |
Champ adresse 4 | Champ adresse 4 | Non |
Champ adresse 5 | Champ adresse 5 | Non |
N° CAF | Numéro de l'allocataire | Oui si le NIR n'est pas renseigné |
ID Pôle emploi | ID Pôle emploi | Non |
NIR | Numéro de sécurité sociale | Non si vous avez le N° CAF + rôle de renseigné |
ID bénéficiaire département | ID individu du logiciel métier (Iodas, Solis, ...) | Non si vous avez le N° d'allocataire ou le NIR |
Date d'ouverture du droit | Date d'ouverture du droit | Non |
Structure référente | le nom de la structure d'où vous enverrez les invitations de RDV | Oui si vous gérez des allocataires de plusieurs structures différentes au sein du même fichier |
Email de l'agent référent | email de la personne qui va recevoir l'allocataire en RDV | Oui, si vous souhaitez attribuer un référent obligatoire pour la prise de RDV |
Tag | Tags pour filtrer les usagers | Non |
Bon à savoir : si vous avez d'autres types de champs dans votre fichier, vous pouvez les laisser sur votre fichier et l'importer tel quel, toutefois, elles ne seront pas stockées sur rdv-Insertion.
Une fois que vous aurez créé le fichier, vous pourrez décider des catégories où vous souhaitez l'utiliser.
4 - Configuration du courrier
Vous avez la possibilité de modifier certaines propriétés dans les messages d'invitation
En-têtes du courrier : Vous avez la possibilité de mettre un en-tête personnalisé sur votre courrier d'invitation. N.B : si vous laissez les champs vides, le nom de votre organisation sera utilisé. L'en-tête s'affiche en haut à gauche du courrier.
Ville d'expédition sur le courrier : Si aucune ville n'est définie, c'est la préfecture du département qui sera choisie.
Afficher les logos européens sur le courrier : en plus de votre logo et de celui du département, vous avez la possibilité d'afficher le logo européen.
Afficher le logo du département : Vous pouvez ne pas afficher le logo du département. Par contre, si aucun logo de l'organisation n'est définie, alors celui du département sera malgré tout affiché.
Nom de l'expéditeur sur le courrier : par défaut, vous avez la phrase "Pour faciliter la prise de rendez-vous, le Conseil départemental a mis en place". Vous pouvez la remplacer par une phrase de votre choix
Signature : Vous avez la possibilité de mettre une signature personnalisée. Elle sera appliquée sur le courrier et le mail d'invitation
SMS / Nom de l'expéditeur : vous pouvez mettre le nom de votre choix, mais il ne doit pas dépasser 11 caractères. Par défaut, le nom affiché est DptXX (XX étant le numéro de votre département)
5. Configuration des tags
Il est possible d'ajouter des étiquettes (tags) sur chaque fiche usager. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs tags à chaque individu.
Gestion des tags associés
Vous pouvez créer les tags que vous souhaitez retrouver sur votre organisation. La saisie est libre. Cliquez sur le petit tiret à droite du tag pour le supprimer.
Attention : si vous supprimez un tag dans la configuration, cela le supprimera de toutes les fiches usagers où les tags sont présents.
Une fois les tags créés, vous pouvez les ajouter sur les fiches usagers et effectuer des recherches par tags. En savoir plus ici.
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