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FAQ
Foire aux questions

Concernant le téléchargement du fichier des allocataires

À quelle frĂ©quence devons-nous tĂ©lĂ©charger le fichier des nouveaux entrants ? Qui doit s'en charger ?

La frĂ©quence de tĂ©lĂ©chargement des nouveaux bĂ©nĂ©ficiaires sur RDV-Insertion relĂšve de l'organisation interne de chaque dĂ©partement. Elle peut, Ă  titre d'exemple, ĂȘtre quotidienne ou hedomadaire. Elle est souvent rĂ©alisĂ©e par une personne unique au sein du service insertion du dĂ©partement.

Que se passe-t-il si je charge un fichier Excel de nouveaux entrants contenant des bénéficiaires que j'avais déjà entrés dans l'outil ?

Les bĂ©nĂ©ficiaires concernĂ©s seront reconnus par RDV-Insertion si le numĂ©ro d'allocataire et le role sont bien entrĂ©s. Cela permettra d'Ă©viter leur nouveau tĂ©lĂ©chargement sur l'outil et empĂȘchera ainsi la constitution de bĂ©nĂ©ficiaires "doublons" sur le service.

Ne pourrait-on pas automatiser cette Ă©tape ?

Nous sommes en dialogue avec les éditeurs de logiciel pour imaginer une connexion directe de votre logiciel de gestion à l'outil. Si vous possédez un logiciel maison, il est alors d'autant plus simple de connecter le flux de nouveaux bénéficiaires à RDV-Insertion.

Concernant les données de contacts des BRSA obtenues auprÚs de la CNAF, ne pourrait-on pas le déposer directement sur RDV-Insertion ?

Nous conduisons actuellement des travaux visant à proposer sur la page d'ajout à la fois le téléchargement du fichier nouveaux entrants provenant de votre logiciel de gestion et également le fichier des données de contact obtenu sur Hubee : les données seraient alors consolidées pour chaque bénéficiaire sans avoir besoin de les compléter manuellement.

Comment récupérer les données de contact des BRSA relevant de la MSA ?

Nous sommes actuellement en discussion avec la DSI de la MSA pour mettre en place la solution d'Ă©change MSA -> CD sur le modĂšle de la CNAF.

Concernant l'invitation et la relance des allocataires

Notre dĂ©partement est attachĂ© Ă  l’envoi de convocations postales aux rendez-vous d’orientation, notamment dans l’éventualitĂ© d’une suspension ultĂ©rieure des droits, d’un recours administratif ou contentieux devant la juridiction administrative (le courrier nous permet de faire foi en tant que preuve d’invitation). DĂšs lors, les mails et SMS ne sont-ils pas problĂ©matiques ? Ne pourrait-on pas inverser la logique et les convoquer par voie postale, SMS et/ou mail Ă  l’appui ?

En Ă©troite collaboration avec la Direction gĂ©nĂ©rale de la cohĂ©sion sociale (DGCS) et des juristes de beta.gouv, l’équipe data.insertion a pu Ă©tudier la thĂ©matique de la recevabilitĂ© des preuves SMS et mails. Devant la juridiction administrative, et notamment devant le juge du plein contentieux duquel relĂšvent les contentieux formĂ©s en matiĂšre de RSA, la preuve est libre : les parties pouvant Ă©tayer leurs moyens par des tĂ©moignages Ă©crits, photographies, captures d’écran, courriers Ă©lectroniques et autres ; En cas de recours contentieux devant le juge, le Conseil dĂ©partemental serait donc lĂ©gitime Ă  produire des captures d’écran de RDV-Insertion et/ou RDV-SolidaritĂ©s attestant de l’envoi d’un SMS/mail et/ou de l’annulation du rendez-vous par le bĂ©nĂ©ficiaire, ces captures Ă©tant recevables.
NB : Sur la recevabilitĂ© des captures d’écran devant le juge administratif, voir en ce sens CE, 7e chambre, 21 avril 2021, n°448178, M. A. B. : https://www.conseil-etat.fr/fr/arianeweb/CE/decision/2021-04-21/448178​
Par ailleurs, data.insertion est aujourd’hui en mesure de livrer des retours d’expĂ©rience des territoires qui utilisent RDV-Insertion depuis plusieurs mois. Il ressort de ces enseignements que la logique intrinsĂšque Ă  l’outil, consistant Ă  placer les BRSA en autonomie dans leur prise de rendez-vous, aboutit Ă  de meilleurs rĂ©sultats en termes de rĂ©duction du taux d’absentĂ©isme et d’accĂ©lĂ©ration des dĂ©lais (en plus d’un allĂšgement certain des tĂąches administratives de gestion des courriers pour les services du dĂ©partement) ; voire en ce sens nos statistiques d'utilisation sur notre page d'accueil.
Enfin, nous attirons votre attention que l’envoi de courriers reste complĂ©mentaire de l’envoi de SMS et mail via RDV-Insertion. Ainsi, comme c’est le cas dans des dĂ©partements utilisateurs (DrĂŽme), vous pouvez convenir en interne d’un dĂ©lai laissĂ© aux BRSA pour prendre rendez-vous en autonomie via mail et SMS (dĂ©lai durant lequel vous pouvez d’ailleurs adresser aux BRSA des SMS/mail de relance en un clic grĂące Ă  notre outil) puis dĂ©cider qu’à partir d’une certaine Ă©chĂ©ance (Ex : 10 jours aprĂšs l’invitation mai/SMS), vous adressez un courrier postal plus classique de convocation aux BRSA, tout en ayant en tĂȘte que la majoritĂ© des BRSA auront rĂ©ussi Ă  prendre rendez-vous via RDV-Insertion Ă  ce stade. Ainsi, vous disposerez d’une preuve de convocation postale pour la petite cohorte n’ayant toujours pas pris rendez-vous tout en ayant rĂ©ussi Ă  traiter le gros de la cohorte via RDV-Insertion, ce qui induira inĂ©vitablement d'importants gains de gestion administrative pour vos agents.
À noter que data.insertion dĂ©veloppe actuellement une possibilitĂ© de publipostage sur RDV-Insertion, permettant d’adresser des courriers en sus des mails et/ou SMS aux nouveaux BRSA.

Les allocataires ont-ils accÚs à tous les lieux du département ?

Lors de la mise en place de l'outil RDV-Insertion dans votre dĂ©partement, vous pouvez opter pour l'activation de la fonctionnalitĂ© de sectorisation. Votre territoire sera alors sectorisĂ©, conduisant ainsi les allocataires Ă  prendre rendez-vous dans un lieu relevant uniquement de leur secteur. La sectorisation peut ĂȘtre mise en place Ă  l'Ă©chelle d'un quartier, d'une ville ou d'une zone plus grande rassemblant plusieurs villes du dĂ©partement.

L'usager reçoit-il un message de rappel en amont du rendez-vous ?

L'usager reçoit un SMS de rappel 48h avant son rendez-vous, permettant ainsi d'éviter les oublis de rendez-vous.

RDV-Insertion repose sur l’envoi de mails et/ou SMS invitant les nouveaux BRSA Ă  prendre leur rendez-vous d’orientation. Mais quid des publics fragiles et/ou ayant des difficultĂ©s d’accĂšs aux services numĂ©riques ?

Si les retours d’expĂ©rience des territoires utilisant RDV-Insertion nous permettent d’avancer que la grande majoritĂ© des BRSA peuvent prendre rendez-vous via RDV-Insertion (directement en autonomie, ou avec l’aide du CD), l’équipe data.insertion ne nĂ©glige pas les difficultĂ©s rencontrĂ©es par certains publics.
Le message d’invitation a Ă©tĂ© travaillĂ© avec un designer et un groupe de reprĂ©sentant des bĂ©nĂ©ficiaires du RSA pour qu’il soit le plus accessible possible. De plus, un numĂ©ro est systĂ©matiquement prĂ©sent dans les mails et/ou SMS pour assurer un accompagnement humain par un agent en cas de difficultĂ©s liĂ©es Ă  l’inscription en autonomie.
Afin d’expliquer les raisons qui poussaient certains BRSA Ă  ne pas prendre rendez-vous, le CD 26 (DrĂŽme) avec qui nous travaillons depuis plusieurs mois, a conduit une Ă©tude. Les gestionnaires d’orientation du dĂ©partement ont en effet contactĂ© les 105 personnes qui n'avaient pas encore pris RDV (flux des nouveaux entrants de novembre 2021 : 105 personnes concernĂ©es). Sur les 105 appels passĂ©s, seuls 30 BRSA ont rĂ©pondu et ont expliquĂ© ne pas avoir donner suite au SMS pour les raisons suivantes : J'ai oubliĂ© / je n'ai pas le temps ; Je suis en CDD/CDI/IntĂ©rim depuis peu donc je ne prends pas rendez-vous ; Je suis travailleur non salariĂ© donc je ne connais pas mes disponibilitĂ©s exactes ; J'ai cru que c'Ă©tait un SMS frauduleux, du "fishing" (explication peu avancĂ©e par le BRSA).
Les difficultĂ©s liĂ©es au numĂ©rique ne sont donc pas remontĂ©es parmi les BRSA n’ayant pas pris rendez-vous car ceux concernĂ©s par la problĂ©matique de la fracture numĂ©rique bĂ©nĂ©ficient systĂ©matiquement d’un accompagnement humain du dĂ©partement.
Par ailleurs, si les difficultĂ©s rĂ©sultent d’une situation de grande prĂ©caritĂ© (public SDF par exemple) et Ă  leurs donnĂ©es de contact incorrectement renseignĂ©es, la marge d’action de l’équipe data.insertion est malheureusement rĂ©duite : nous ne pouvons nous baser malheureusement que sur les mails et/ou SMS prĂ©sents dans le fichier provenant de votre logiciel de gestion ou du flux CAF des donnĂ©es de contact. DĂšs lors, les gestionnaires d’orientation devront probablement contacter ce public selon d’autres modalitĂ©s Ă  l’instar de la voie postale (convocation au rendez-vous d’orientation) si tant est que cette adresse (celle d’une structure d’hĂ©bergement d’urgence ou d’un proche pour le public SDF par exemple) ait Ă©tĂ© bien renseignĂ©e.

Concernant la gestion de mon agenda

Je modifie mes horaires habituels d'accueil du public RSA. Comment modifier ma plage de disponibilité ?

Il est possible de modifier directement une plage d'ouverture en cliquant sur "plages d'ouverture" dans RDV-Solidarités et en choissant la plage concernée dans la liste. Il est également envisageable de définir des plages d'indisponibilité, en cas d'absence exceptionnelle ou de congés (voir en ce sens le guide d'utilisation de RDV-Solidarités).

Je souhaite que mes plages de disponibilités configurées sur RDV-Solidarités et que les rendez-vous que les usagers prennent auprÚs de moi soient disponibles dans mon agenda professionnel (Zimbra, Outlook, etc.). Est-ce possible ?

C'est possible grùce à la réception de fichiers .ics dans votre boßte mail. En effet, lorsque vous créez une plage d'ouverture, une indisponibilité ou qu'un rendez-vous est pris dans votre agenda, vous recevez sur votre adresse professionnelle un mail de confirmation. Ce dernier contient un événement calendaire établi sur le format .ics. Il vous suffit de cliquer sur cet élément pour que celui-ci s'ajoute dans votre agenda professionnel.
Afin d'ĂȘtre certain de bien recevoir les Ă©lĂ©ments calendaires sur votre boĂźte mail sous piĂšces jointes format .ics, veillez Ă  cliquer ici sur "Ă  chaque modification" : vous recevrez alors un message Ă  chaque prise de rendez-vous.

Divers

Combien coûte RDV-Insertion pour mon département ?

La mise en place de l’outil est financĂ©e dans le cadre du SPIE puis des frais de fonctionnement seront facturĂ©s aux dĂ©partements. En l'Ă©tat, RDV-Insertion a vocation Ă  rester un service gratuit pour les conseils dĂ©partementaux au moins jusqu'Ă  la fin du premier semestre 2022. Le chiffrage du coĂ»t de la solution est en cours de discussion : le coĂ»t du service devrait ĂȘtre compris entre 5 et 15 000 euros par an (un coĂ»t diffĂ©renciĂ© par dĂ©partement selon le nombre de rendez-vous effectuĂ©s). Il s’agit d’une fourchette large d’estimation et nous aurons une estimation plus prĂ©cise d’ici la fin du S1 2022 lorsque les clĂ©s de tarification auront Ă©tĂ© validĂ©es.

Le rendez-vous d'orientation est-il le seul concerné ? Ne puis-je pas utiliser l'outil pour inviter les bénéficiaires RSA à d'autres rendez-vous dans leur parcours d'insertion ?

Si l'outil a été pensé pour la premiÚre étape du parcours d'insertion des BRSA (rendez-vous d'orientation), nous sommes disposés à discuter avec vous pour imaginer un autre cas d'usage pour RDV-Insertion, tant que celui-ci s'inscrit dans le parcours d'insertion de ce public allocataire. Plus précisémment, un de nos axes de travail majeur pour 2022 renvoie à la possibilité d'utiliser RDV-Insertion pour le premier rendez-vous d'accompagnement (avec le référent unique).

Existe-t-il un support ?

Vous pouvez nous contacter Ă  [email protected] en cas de difficultĂ©s rencontrĂ©es sur l'outil.

OĂč avoir accĂšs Ă  l'ensemble des informations d'un usager ainsi que la trace de ses rendez-vous passĂ©s et Ă  venir ?

Ces informations sont Ă  retrouver sur RDV-SolidaritĂ©s. Veuillez cliquer sur "Usagers" puis recherchez le bĂ©nĂ©ficiaire en question grace Ă  la barre de recherche. Une fois l'allocataire trouvĂ©, vous aurez accĂšs Ă  ses informations gĂ©nĂ©rales, ses informations sociales ainsi qu'une visibilitĂ© sur tous ses rendez-vous sociaux (rendez-vous ouĂč il s'est prĂ©sentĂ©, oĂč il a Ă©tĂ© excusĂ©, rendez-vous Ă  venir, etc.).

Votre solution contient des donnĂ©es personnelles. OĂč est-elle hĂ©bergĂ©e ?

Ce site est hébergé par Outscale SASU (1 rue Royale - 319 Bureaux de la Colline 92210 Saint-Cloud).

Peut-on produire des statistiques pour notre service grĂące Ă  cet outil ?

Des statistiques pour les rendez-vous RSA de votre organisation, notamment représentées sous forme statistique, sont accessibles dans l'onglet "Statistiques" de RDV-Solidarités. Veuillez cliquer sur "Tous" en haut de la page pour pouvoir effectuer un export en XLS.
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