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FAQ
Foire aux questions
La fréquence de téléchargement des nouveaux bénéficiaires sur RDV-Insertion relève de l'organisation interne de chaque département. Elle peut, à titre d'exemple, être quotidienne ou hebdomadaire. Elle est souvent réalisée par une personne unique au sein du service insertion du département.
Que se passe-t-il si je charge un fichier Excel de nouveaux entrants contenant des bénéficiaires que j'avais déjà entrés dans l'outil ?
Les bénéficiaires concernés seront reconnus par RDV-Insertion si le numéro d'allocataire et le rôle sont bien entrés. Cela permettra d'éviter leur nouveau téléchargement sur l'outil et empêchera ainsi la constitution de bénéficiaires "doublons" sur le service.
Nous sommes en dialogue avec les éditeurs de logiciel pour imaginer une connexion directe de votre logiciel de gestion à l'outil. Si vous possédez un logiciel maison, il est alors d'autant plus simple de connecter le flux de nouveaux bénéficiaires à RDV-Insertion.
Notre département est attaché à l’envoi de convocations postales aux rendez-vous d’orientation, notamment dans l’éventualité d’une suspension ultérieure des droits, d’un recours administratif ou contentieux devant la juridiction administrative (le courrier nous permet de faire foi en tant que preuve d’invitation). Dès lors, les mails et SMS ne sont-ils pas problématiques ? Ne pourrait-on pas inverser la logique et les convoquer par voie postale, SMS et/ou mail à l’appui ?
En étroite collaboration avec la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) et des juristes de beta.gouv, l’équipe data.insertion a pu étudier la thématique de la recevabilité des preuves SMS et mails. Devant la juridiction administrative, et notamment devant le juge du plein contentieux duquel relèvent les contentieux formés en matière de RSA, la preuve est libre : les parties pouvant étayer leurs moyens par des témoignages écrits, photographies, captures d’écran, courriers électroniques et autres ; En cas de recours contentieux devant le juge, le Conseil départemental serait donc légitime à produire des captures d’écran de RDV-Insertion et/ou RDV-Solidarités attestant de l’envoi d’un SMS/mail et/ou de l’annulation du rendez-vous par le bénéficiaire, ces captures étant recevables.
NB : Sur la recevabilité des captures d’écran devant le juge administratif, voir en ce sens CE, 7e chambre, 21 avril 2021, n°448178, M. A. B. : https://www.conseil-etat.fr/fr/arianeweb/CE/decision/2021-04-21/448178
Par ailleurs, data.insertion est aujourd’hui en mesure de livrer des retours d’expérience des territoires qui utilisent RDV-Insertion depuis plusieurs mois. Il ressort de ces enseignements que la logique intrinsèque à l’outil, consistant à placer les BRSA en autonomie dans leur prise de rendez-vous, aboutit à de meilleurs résultats en termes de réduction du taux d’absentéisme et d’accélération des délais (en plus d’un allègement certain des tâches administratives de gestion des courriers pour les services du département) ; voire en ce sens nos statistiques d'utilisation.
Enfin, nous attirons votre attention que l’envoi de courriers reste complémentaire de l’envoi de SMS et mail via RDV-Insertion. Ainsi, comme c’est le cas dans des départements utilisateurs (Drôme), vous pouvez convenir en interne d’un délai laissé aux BRSA pour prendre rendez-vous en autonomie via mail et SMS (délai durant lequel vous pouvez d’ailleurs adresser aux BRSA des SMS/mail de relance en un clic grâce à notre outil) puis décider qu’à partir d’une certaine échéance (Ex : 10 jours après l’invitation mai/SMS), vous adressez un courrier postal plus classique de convocation aux BRSA, tout en ayant en tête que la majorité des BRSA auront réussi à prendre rendez-vous via RDV-Insertion à ce stade. Ainsi, vous disposerez d’une preuve de convocation postale pour la petite cohorte n’ayant toujours pas pris rendez-vous tout en ayant réussi à traiter le gros de la cohorte via RDV-Insertion, ce qui induira inévitablement d'importants gains de gestion administrative pour vos agents.
À noter que data.insertion développe actuellement une possibilité de publipostage sur RDV-Insertion, permettant d’adresser des courriers en sus des mails et/ou SMS aux nouveaux BRSA.
Lors de la mise en place de l'outil RDV-Insertion dans votre département, vous pouvez opter pour l'activation de la fonctionnalité de sectorisation. Votre territoire sera alors sectorisé, conduisant ainsi les allocataires à prendre rendez-vous dans un lieu relevant uniquement de leur secteur. La sectorisation peut être mise en place à l'échelle d'un quartier, d'une ville ou d'une zone plus grande rassemblant plusieurs villes du département.
RDV-Insertion repose sur l’envoi de mails et/ou SMS invitant les nouveaux BRSA à prendre leur rendez-vous d’orientation. Mais quid des publics fragiles et/ou ayant des difficultés d’accès aux services numériques ?
Si les retours d’expérience des territoires utilisant RDV-Insertion nous permettent d’avancer que la grande majorité des BRSA peuvent prendre rendez-vous via RDV-Insertion (directement en autonomie, ou avec l’aide du CD), l’équipe data.insertion ne néglige pas les difficultés rencontrées par certains publics.
Le message d’invitation a été travaillé avec un designer et un groupe de représentant des bénéficiaires du RSA pour qu’il soit le plus accessible possible. De plus, un numéro est systématiquement présent dans les mails et/ou SMS pour assurer un accompagnement humain par un agent en cas de difficultés liées à l’inscription en autonomie.
Afin d’expliquer les raisons qui poussaient certains BRSA à ne pas prendre rendez-vous, le CD 26 (Drôme) avec qui nous travaillons depuis plusieurs mois, a conduit une étude. Les gestionnaires d’orientation du département ont en effet contacté les 105 personnes qui n'avaient pas encore pris RDV (flux des nouveaux entrants de novembre 2021 : 105 personnes concernées). Sur les 105 appels passés, seuls 30 BRSA ont répondu et ont expliqué ne pas avoir donner suite au SMS pour les raisons suivantes : J'ai oublié / je n'ai pas le temps ; Je suis en CDD/CDI/Intérim depuis peu donc je ne prends pas rendez-vous ; Je suis travailleur non salarié donc je ne connais pas mes disponibilités exactes ; J'ai cru que c'était un SMS frauduleux, du "fishing" (explication peu avancée par le BRSA).
Les difficultés liées au numérique ne sont donc pas remontées parmi les BRSA n’ayant pas pris rendez-vous car ceux concernés par la problématique de la fracture numérique bénéficient systématiquement d’un accompagnement humain du département.
Par ailleurs, si les difficultés résultent d’une situation de grande précarité (public SDF par exemple) et à leurs données de contact incorrectement renseignées, la marge d’action de l’équipe data.insertion est malheureusement réduite : nous ne pouvons nous baser malheureusement que sur les mails et/ou SMS présents dans le fichier provenant de votre logiciel de gestion ou du flux CAF des données de contact. Dès lors, les gestionnaires d’orientation devront probablement contacter ce public selon d’autres modalités à l’instar de la voie postale (convocation au rendez-vous d’orientation) si tant est que cette adresse (celle d’une structure d’hébergement d’urgence ou d’un proche pour le public SDF par exemple) ait été bien renseignée.
Je modifie mes horaires habituels d'accueil du public RSA. Comment modifier ma plage de disponibilité ?
Il est possible de modifier directement une plage d'ouverture en cliquant sur "plages d'ouverture" dans RDV-Solidarités et en choissant la plage concernée dans la liste. Il est également envisageable de définir des plages d'indisponibilité, en cas d'absence exceptionnelle ou de congés (voir en ce sens le guide d'utilisation de RDV-Solidarités).
Je souhaite que mes plages de disponibilités configurées sur RDV-Solidarités et que les rendez-vous que les usagers prennent auprès de moi soient disponibles dans mon agenda professionnel (Zimbra, Outlook, etc.). Est-ce possible ?
C'est possible grâce à la réception de fichiers .ics dans votre boîte mail. En effet, lorsque vous créez une plage d'ouverture, une indisponibilité ou qu'un rendez-vous est pris dans votre agenda, vous recevez sur votre adresse professionnelle un mail de confirmation. Ce dernier contient un événement calendaire établi sur le format .ics. Il vous suffit de cliquer sur cet élément pour que celui-ci s'ajoute dans votre agenda professionnel.
Afin d'être certain de bien recevoir les éléments calendaires sur votre boîte mail sous pièces jointes format .ics, veillez à cliquer ici sur "à chaque modification" : vous recevrez alors un message à chaque prise de rendez-vous.
L’outil rdv-insertion est gratuit (tant sa mise en place, que l’assistance au déploiement, la correction d’éventuels bugs et le coûts des SMS et mails) au moins jusqu’à la fin 2024. Jusqu’à cette échéance, l’Etat assume tous les coûts associés. Après cette échéance, il est possible qu’une tarification des seuls coûts de fonctionnement (le coût des SMS envoyés) soit mise en place via des conventions et selon des scenarii de financement qui n’ont pas encore été arbitrés.
Le rendez-vous d'orientation est-il le seul concerné ? Puis-je utiliser l'outil pour inviter les BRSA à d'autres rendez-vous dans leur parcours d'insertion ?
Nous ne travaillons pas que sur l'orientation mais sur différents cas d'usage. Voir ci-dessous la synthèse de tous nos cas d'utilisation potentiels de RDV-Insertion
Le service est-il réservé aux conseils départementaux? Peut-on l'utiliser en dehors du cadre du RSA?
Le service a été développé avec les conseils départementaux, dans le cadre du RSA. Depuis janvier 2023, nous développons des cas d'usage avec d'autres structures d'insertion : associations, ou structures d'insertion par l'activité économique (en dehors du cadre du RSA).
Vous pouvez nous contacter à [email protected] en cas de difficultés rencontrées sur l'outil.
Où avoir accès à l'ensemble des informations d'un usager ainsi que la trace de ses rendez-vous passés et à venir ?
Ces informations sont à retrouver sur RDV-Solidarités. Veuillez cliquer sur "Usagers" puis recherchez le bénéficiaire en question grace à la barre de recherche. Une fois l'allocataire trouvé, vous aurez accès à ses informations générales, ses informations sociales ainsi qu'une visibilité sur tous ses rendez-vous sociaux (rendez-vous où il s'est présenté, où il a été excusé, rendez-vous à venir, etc.).
Des statistiques pour les rendez-vous RSA de votre organisation, notamment représentées sous forme statistique, sont accessibles dans l'onglet "Statistiques" de RDV-Solidarités. Veuillez cliquer sur "Tous" en haut de la page pour pouvoir effectuer un export en XLS.
Le niveau de permission “agent” est le premier niveau d’accès. Ce niveau de permission permet d’utiliser l’ensemble des fonctionnalités de la solution sur la base d’une configuration réalisé par des agents au niveau de permission “agent administrateur”.
Le niveau de permission “agent administrateur” donne accès à l’espace “paramètre” pour configurer votre organisation, vos motifs et vos lieux.
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