Clôture & archive d'un dossier

Lorsque vous invitez une personne à prendre rendez-vous sur un contexte donné, il se peut qu'elle ne prenne jamais RDV, pour diverses raisons. Vous avez alors la possibilité de clôturer son dossier.

FERMER LE SUIVI

Qu'est-ce que la clôture du dossier ?

Si une personne ne prend jamais rendez-vous, mais que vous ne souhaitez pas l'archiver, vous avez la possibilité de clôturer son dossier sur le contexte donné. Il y a alors 2 conséquences :

• Le statut du RDV passe en dossier traité

• La personne est retirée de la liste sur laquelle ce statut est affiché, mais reste présente sur la liste 'Tous les contacts'

Si toutefois, vous avez besoin de modifier ce statut, il suffira de Rouvrir le contexte en allant sur sa fiche depuis la liste 'Tous les contacts'

Comment fermer le suivi d'un dossier ?

Il suffit de vous rendre sur la fiche de la personne en cliquant sur Gérer, puis de cliquer sur Fermer le suivi au niveau du contexte de son choix.

Par exemple, sur la liste "RSA Orientation" je vais avoir besoin de fermer le suivi du dossier d'Evelyne. Je vais donc me rendre sur sa fiche usager, ensuite je vais aller dans l'onglet 'rendez-vous' puis "Fermer le suivi"

Le statut du dossier va donc passer en "Dossier traité" et le bouton Rouvrir va apparaître.

Evelyne sera alors retirée de la liste RSA Orientation, mais apparaîtra au niveau de la liste Tous les contacts avec en statut du RDV sur la liste RSA Orientation : Dossier traité

Comment rouvrir un dossier ?

Il suffit de se rendre sur la liste 'Tous les contacts' puis de cliquer sur la fiche de l'usager. Vous arriverez alors sur la fiche de la personne. Vous pourrez à ce moment-là cliquer sur Rouvrir au niveau du contexte en question.

ARCHIVER UN DOSSIER

La fonction d'archivage d'un dossier est utile dans les cas où l'usager sort du dispositif et ne sera plus amené a être invité à des RDV sur votre organisation. Le contact archivé n'apparaitra plus dans la liste de "tous vos contacts" mais dans l'onglet "archivés" avec visualisation du motif d'archivage.

Vous pouvez archiver un dossier depuis la fiche usager : (NB : le motif d'archivage est obligatoire)

Pour raisons de confidentialité, le motif d'archivage n'est visible uniquement au niveau de l'organisation et non plus au niveau du département

Vous pouvez également retrouver le motif d'archivage au niveau de la fiche usager :

Vous pourrez toujours par la suite Rourvir le dossier depuis la fiche de l'usager si vous souhaitez de nouveau le voir apparaitre dans vos listes pour pouvoir l'inniter de nouveau.

Lors de l'import, si un usager archivé est de nouveau dans la liste des entrants à orienter, l'outil nous proposera automatiquement de rouvrir le dossier pour que vous puissiez de nouveau l'inviter

SUPPRIMER UN DOSSIER

Vous pouvez supprimer définitivement un usager de vos organisations de deux manières :

• Sur rdv-insertion, en supprimant l'usager de(s) organisation(s) auxquelles il est rattaché depuis sa fiche usager en cliquant sur la croix à côté de son/ses organisation(s) :

  

  

• Depuis rdv-solidarités, onglet "Usagers" puis en abs de sa fiche bouton "Supprimer" :