📲Inviter les personnes à prendre RDV

Lorsque vous importez des personnes via votre fichier d'import, vous avez 2 possibilités :

1 - Importer sur aucune catégorie

2 - Directement importer sur une catégorie donnée

Le choix de l'import va par la suite déterminer les possibilités d'invitation.

L'import s'est fait sur aucune catégorie

Lorsque vous avez importé votre liste de personnes, vous n'aviez sélectionné aucune liste. Dans ce cas, ces personnes apparaîtront uniquement sur l'onglet 'Tous les contacts'. En savoir plus sur l'import.

Dans ce cas, pour inviter la personne à un RDV, il faudra d'abord l'inviter sur la bonne catégorie puis lui envoyer une invitation. Pour cela, 2 possibilités :

• Cliquer sur le bouton Ajouter depuis 'Tous les contacts' sous la bonne catégorie puis se rendre sur l'onglet de la catégorie en question et cocher les cases d'invitation

• Cliquer sur Gérer au niveau de la fiche de la personne, puis Cliquer sur 'Ouvrir un suivi' afin de pouvoir inviter. Les boutons d'invitations vont alors apparaître

  

  Nous vous conseillons d'inviter par mail et sms lorsque vous avez les informations pour augmenter vos chances de réception de l'invitation.

L'import s'est fait sur une catégorie donnée

Lorsque vous avez importé votre liste de personnes, vous avez sélectionné une catégorie donnée. Dans ce cas, ces personnes apparaîtront à la fois sur l'onglet 'Tous les contacts' et sur la liste de la catégorie en question. En savoir plus sur l'import. La possibilité d'invitation à l'import s'offre également à vous.

Si vous n'invitez pas au moment de l'import, vous avez toujours la possibilité de vous rendre par la suite sur la fiche de la personne ou sur la liste de la catégorie en question pour effectuer les invitations.

N.B : aujourd'hui l'invitation en masse n'est pas possible, mais est prévue sur notre feuille de route.

Cas des créneaux indisponibles

Il se peut que le message d'erreur suivant s'affiche lors de l'envoi d'une invitation :

L'envoi d'une invitation est alors impossible car, sur rdv-solidarités, il n'y a plus de créneaux disponibles pour ce motif de rendez-vous. Dans ce cas, nous vous invitons donc à vous rendre sur https://www.rdv-solidarites.fr afin de créer de nouvelles plages d'ouverture associées au motif de rendez-vous concerné faisant l'objet d'invitations.

Les nouvelles plages de disponibilité que vous créez sur votre agenda ou sur celui de vos collègues doivent se situer dans la période de réservation des motifs. En effet, dans les paramètres d'un motif, un "délai minimum" et un "délai maximum" sont paramétrés : les premiers créneaux proposés aux usagers ne commenceront pas avant ce délai minimum et ils ne pourront pas non plus réserver au-delà du délai maximum. Il faut veiller à prendre en compte ce délai afin de ne pas recevoir le message d'erreur. Par exemple :

• Vous tentez d'inviter des usagers sur des rendez-vous de la catégorie RSA orientation. Sur cette catégorie, un motif "Permanence d'orientation RSA" a été créé avec délai minimum de réservation d'une semaine et un délai maximum de 2 semaines;

• Si vous rajoutez des créneaux de disponibilité pour ce motif le 20/01, vous continuerez ainsi à recevoir un message d'erreur car l'outil ne prendra en compte que les seuls créneaux disponibles à S+1, soit le 27/01.

• Si vous rajoutez des créneaux de disponibilité pour ce motif au delà du délai maximum vous recevrez également un message d'erreur car l'outil ne prendra pas en compte les créneaux disponibles au-delà de S+2, soit après le 3/02.

Dans ce cas de figure, vous pouvez modifier le motif de rendez-vous en question afin de raccourcir ou rallonger le délai.