📅Convoquer une personne à un RDV
Lorsque vous envoyez une invitation à prendre RDV à une personne, mais qu'elle dépasse le délai que vous avez préalablement fixé, vous pouvez la convoquer.
Lorsque le statut du RDV passe en "Invitation en attente de réponse (Délai dépassé)", un bouton Convoquer apparaît alors. En cliquant dessus, vous avez la possibilité de prendre RDV pour la personne en fixant le créneau de votre choix. Elle recevra alors une notification (par mail et/ou sms) qui lui indique qu'elle doit se présenter au RDV tel jour à telle heure.
Pour en savoir plus sur la configuration du délai dépassé, vous pouvez vous rendre sur cette page.
Convocation à un RDV individuel
1 - Créer un motif qui contient le mot 'Convocation'
Au niveau de RDV-Solidarités, il faut se rendre sur l'onglet Motifs, pour créer le motif de convocation. Vous pouvez paramétrer le même motif que celui pour lequel vous souhaitez convoquer en rajoutant le mot convocation dans le titre.
Par exemple, j'ai un motif 'RSA-Orientation : rdv sur site', sur lequel je souhaite pouvoir convoquer si jamais la personne ne prend pas RDV, alors je vais créer le motif 'RSA-Orientation - Convocation sur site' qui va me permettre de convoquer. Ce motif doit être paramétré de la même manière avec deux différences notables :
Réservation en ligne : elle doit être uniquement sur les agents de l'organisation
Visibilité usager : elle doit être sur Visible et non notifié
2 - S'assurer que l'option convocation est bien activée sur le motif de votre choix
Lorsque vous êtes sur la page d'accueil, sur RDV-Insertion, vous avez en haut de page 'Configurer l'organisation'
Puis Cliquer sur Modifier au niveau du motif de configuration désiré
La 'Convocation possible' doit être sur Oui. Pensez bien à cliquer sur enregistrer si jamais vous changez la coche !
3 - Filtrer pour connaître les personnes à convoquer
Vous avez la possibilité de déclencher la convocation sur 2 cas :
La personne ne prend pas de rdv et le délai est dépassé
La personne a annulé son rdv
Sur la page Index, au niveau du statut, vous pouvez cliquer sur "Une intervention est nécessaire" pour n'avoir que les cas particuliers. Vous pouvz combiner le filtre avec le filtre sur le statut du RDV.
4 - Convoquer la personne
Lorsque vous cliquez sur 'Convoquer', vous avez une nouvelle fenêtre qui s'ouvre sur RDV-Solidarités avec la possibilité de prendre RDV pour la personne.
Le champ 'Agents' n'est pas obligatoire, cependant, si vous avez plusieurs lieux, il est obligatoire de choisir le lieu de votre choix en sélectionnant un des lieux qui apparaît.
Vous pouvez alors sélectionner le créneau de votre choix.
Vous pouvez vérifier les informations sur l'écran puis cliquer sur Continuer puis de nouveau Continuer.
Vous arrivez alors à l'étape de Notifications. Nous vous conseillons de laisser les notifications en non cochés pour que la personne ne reçoive pas de notifications de RDV de la part de RDV-Solidarités ET de RDV-Insertion. Si vous laissez les cases décochées, la personne que vous convoquez recevra uniquement la notification de RDV depuis RDV-Insertion.
Cliquez sur Créer RDV pour convoquer la personne et lui créer un RDV.
La personne convoquée recevra alors un mail de convocation au RDV
5 - Envoyer un courrier de convocation
Une fois la convocation effectuée, vous avez la possibilité d'envoyer un courrier de convocation. Pour cela, il suffit de vous rendre sur la fiche de la personne à convoquer et de cliquer sur Courrier au niveau de "Convoqué par" En cliquant sur Courrier, vous pouvez générer le courrier de convocation.
Convocation à un RDV collectif
1 - S'assurer que l'option convocation est bien activée sur le motif de votre choix
Lorsque vous êtes sur la page index, sur RDV-Insertion, vous avez en haut de page 'Convoquer l'organisation'
Puis Cliquer sur Modifier au niveau du motif de configuration désiré
La 'Convocation possible' doit être sur Oui. Pensez bien à cliquer sur enregistrer si jamais vous changez la coche !
2 - Filtrer pour connaître les personnes à convoquer
Vous avez la possibilité de déclencher la convocation sur 2 cas :
La personne ne prend pas de rdv et le délai est dépassé
La personne a annulé son rdv
Sur la page Index, au niveau du statut, vous pouvez cliquer sur "Une intervention est nécessaire" pour n'avoir que les cas particuliers. Vous pouvez combiner le filtre avec le filtre sur le statut du RDV.
3 - Convoquer la personne
Lorsque vous cliquez sur 'Convoquer', vous avez une nouvelle fenêtre qui s'ouvre sur RDV-Solidarités avec la possibilité de prendre RDV pour la personne. Il vous mène au prochain RDV collectif de disponible.
⚠️Attention ! Pensez à bien décocher les notifications pour ce RDV sinon l'usager recevra à la fois une notification depuis RDV-Solidarités et RDV-Insertion.
4 - Envoyer un courrier de convocation
Une fois la convocation effectuée, vous avez la possibilité d'envoyer un courrier de convocation. Pour cela, il suffit de vous rendre sur la fiche de la personne à convoquer et de cliquer sur Courrier au niveau de "Convoqué par" En cliquant sur Courrier, vous pouvez générer le courrier de convocation.
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