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RDV-Solidarités : gestion des agendas des agents
Pour rappel, RDV-Insertion est une brique d'un ensemble plus large : RDV-Solidarités.

Documentation RDV-Solidarités

Si l'invitation des nouveaux bénéficiaires par mail et SMS, les relances ainsi que le suivi des prises de rendez-vous (étapes décrites dans les pages précédentes de ce guide) se déroulent sur RDV-Insertion, la configuration des agendas des agents est à réaliser sur RDV-Solidarités.
RDV-Solidarités est un service de prise de rendez-vous ouvert aux usagers dans leurs démarches avec les services des solidarités. Toute la documentation de RDV-Solidarités se trouve ici.
Lorsque vous invitez par mail et SMS un bénéficiaire du RSA à partir de la plateforme RDV-Insertion, c'est sur RDV-Solidarités que celui-ci est dirigé pour effectuer sa prise de rendez-vous (voir en ce sens la page suivante du guide : "Aperçu du parcours bénéficiaire").

Configuration des agendas par agent

La configuration de l'outil à votre organisation a été effectuée par nos soins lors de la mise en place du service dans votre département : les lieux ainsi que les agents référents ont notamment été ajoutés à cette occasion.
À l'avenir, les agents doivent seulement penser à configurer leur agendas sur RDV-Solidarités : ils doivent notamment y définir les plages de disponibilité sur lesquelles des bénéficiaires du RSA pourront prendre rendez-vous auprès d'eux (cf. encadré rouge sur la capture d'écran ci-dessous). Pareillement, ils peuvent fixer des indisponibilités lors de leurs absences (congés, etc.).
Toute la documentation pour configurer son agenda est accessible ici.

Prendre directement rendez-vous pour un usager sur son agenda

Il est possible de se rendre sur son agenda et de cliquer sur un créneau horaire afin de créer un nouveau rendez-vous, notamment pour un bénéficiaire qui ne parviendrait pas à le faire en autonomie. Il faudra alors bien veiller à :
  • Bien sélectionner le service RSA ainsi que le motif RSA - Orientation ;
  • Sélectionner le bon usager concerné par cette démarche ;
  • Choisir l'agent (dans la majorité des cas, vous-même) et confirmer l'horaire et le lieu.
En créant le rendez-vous, le bénéficaire sera notifié par SMS et/ou mail, comme dans la procédure habituelle.

Annuler un rendez-vous

Il est également possible d'annuler un rendez-vous afin, par exemple, de le reprogrammer. Pour cela, recherchez votre rendez-vous dans "Liste des RDV" (cf. encadré rouge dans la capture d'écran ci-dessous) et cliquez sur le rendez-vous concerné par la démarche. Puis, veuillez cliquer sur "Rendez-vous à venir" (cf. encadré orange dans la capture d'écran ci-dessous) pour l'annuler.
Point de vigilance : si vous l'annulez à l'initiative de l'usager ou du service, une notification d'annulation sera bien adressée au bénéficiaire. Ce ne sera toutefois pas le cas si vous cliquez sur "Supprimer".

Précautions à prendre lors de l'utilisation de RDV-Insertion

  • Ne pas créer des fiches usagers directement dans RDV-Solidarités mais passer par l'interface RDV-Insertion.
  • Le libellé du motif utilisé pour l'orientation des bénéficiaires RSA doit contenir les mots "RSA" et "orientation"
  • Veillez à cliquer ici sur "à chaque modification" afin de recevoir un mail à chaque prise de rendez-contenant un fichier .ics (cf. capture d'écran ci-dessous). Ce dernier est un événement calendaire joint aux mails récapitulant les prises de rendez-vous des bénéficiaires. Il vous suffit de cliquer sur cet élément pour que celui-ci s'ajoute dans votre agenda professionnel.

Synchronisation des utilisateurs RDV-Solidarités & RDV-Insertion

Lorsqu'une information relative à l'identité ou aux contacts d'un utilisateur est modifiée sur RDV-Solidarités, elle l'est également sur RDV-Insertion. Pareillement, lorsqu'un utilisateur est supprimé sur RDV-Solidarités, sa suppression est automatique sur RDV-Insertion, le bénéficiaire apparaissant alors comme "supprimé".
Si vous créez un usager dans RDV-Insertion, alors vous retrouverez sa fiche usager dans RDV-Solidarités. Attention, l'inverse n'est pas vrai : si vous créez un usager dans RDV-Solidarités, vous ne le retrouverez pas dans l'onglet de Suivi de RDV-Insertion.
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