📥Importer des usagers

Après vous être connecté au service, la seconde étape consiste à télécharger le fichier des nouveaux allocataires. Pour y accéder, cliquez sur le bouton "Créer usager(s)" puis sur "Charger fichier usagers" (cf. encadré rouge sur la capture d'écran ci-dessous).

Importer des usagers depuis la page d'accueil

Choisir la bonne liste d'import

La première étape consiste à choisir la catégorie à laquelle vous souhaitez rattacher la personne. Si vous n'avez qu'une seule catégorie, vous aurez le choix entre cette catégorie-là et aucune catégorie de suivi.

Option 1 : Aucune catégorie de suivi

Si aucune catégorie de suivi est sélectionnée, cela voudra dire que les personnes du fichier seront sur une liste appelée 'Tous les contacts' mais vous ne pourrez pas directement les inviter. Il faudra par la suite les lier à une catégorie spécifique pour pouvoir les inviter.

Option 2 : Choix d'une catégorie spécifique

Si par exemple vous sélectionnez RSA Orientation (sur la capture ci-dessus ☝️) les personnes seront alors ajoutée à 2 endroits différents :

• Tous les contacts

• RSA Orientation

Vous pourrez également après l'import inviter inviter en masse les personnes à prendre RDV dans le cadre de cette catégorie.

Invitation en masse des usagers

Veillez à bien sélectionner la catégorie, car elle conditionne notamment le contenu des messages SMS, mail et courrier postal générés à l'occasion de l'envoi des invitations.

Pour information, voici la procédure à suivre pour relier les contextes RDV-Solidarités aux motifs RDV-Insertion.

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Format du fichier d'import

Quel format de fichier d'import ?

Le fichier des usagers à télécharger sur RDV-Insertion est un fichier Excel (.xlsx) dans lequel figurent les allocataires du RSA à orienter ainsi que des informations les concernant.

Bien souvent, il est obtenu à partir de votre logiciel de gestion RSA (ex : IODAS / extraction BO). Il est complété, le cas échéant, avec le CDAP.

⚠Rdv-insertion a d'ailleurs mis en place avec la Cnaf (mail et téléphone) pour tous les bénéficiaires RSA de votre département (envoi réalisé via la nouvelle plateforme Hubee).

👉 Ce fichier des données de contact CNAF peut être directement téléchargé sur rdv-nsertion (cf. "Enregistrement avec les données de contact" plus bas sur cette page), la correspondance entre l'identité des bénéficiaires (fichier dit des nouveaux entrants), d'une part, et leurs informations de contact (fichier CNAF dit des coordonnées de contact), d'autre part, est alors automatiquement effectué sur rdv-insertion.

Pour que l'application fonctionne, le fichier Excel soit respecter certaines règles afin d'être reconnu par l'outil :

• Si l'ordre des colonnes peut être modifié, l'intitulé de celles-ci (ex : "civilité", "prénom", etc.) est quant à lui important et ne doit jamais changer,

• Les noms de colonne doivent être en première ligne du fichier Excel,

• Les colonnes qui doivent obligatoirement être présentes pour la réussite du téléchargement des nouveaux entrants sur rdv-insertion sont paramétrées en amont au niveau de rdv-nsertion. Veuillez vous rendre sur cette page pour en savoir plus.

Téléchargement du fichier

Téléchargez à présent votre fichier en cliquant sur "Choisir le fichier" (cf. encadré rouge sur la capture d'écran ci-dessous). NB : le nom du fichier importe peu.

Enrichissement avec les données de contact

Lorsque vous téléchargez le fichier des nouveaux entrants, un bouton "Enrichir avec données de contact" apparaît. Ce bouton permet de charger le fichier csv des Données de contact contenant les coordonnées de tous les bénéficiaires du RSA du département, envoyé par la CNAF tous les lundi matin via HubEE

👉 Enrichir ainsi avec les données de contact vous permet de gagner du temps en téléchargeant automatiquement les informations nécessaires à l'utilisation de rdv-insertion (mail et/ou téléphone). La clé permettant d'effectuer la correspondance entre l'identité des BRSA et leurs données de contact est le numéro d'allocataire ("matricule").

Finaliser l'import

Option 1 : Vous aviez sélectionné aucune catégorie d'import

Dans ce cas, votre tableau va apparaître, avec les personnes du fichier en ligne, vous pourrez alors créer les comptes des usagers en masse. Les usagers seront ainsi importés et apparaîtront sur votre liste 'Tous les contacts'.

Option 2 : Vous n'aviez sélectionné une catégorie donnée

Dans ce cas, votre tableau va apparaître, avec les personnes du fichier en ligne, vous pourrez alors cliquer sur "Créer comptes" pour créer les comptes en masse. Les usagers seront ainsi importés et apparaîtront sur votre liste 'Tous les contacts' ainsi que la liste de la catégorie sélectionnée.

Vous avez également la possibilité d'inviter en même temps à prendre RDV sur cette catégorie-là en cliquant sur 'Actions pour toute la sélection' et choisir d'inviter en masse par mail, SMS ou courrier toutes les personnes sélectionnées.