Invitation des allocataires
A partir de la même page "Ajout allocataires" vous pouvez, après téléchargement sur l'outil des nouveaux entrants, inviter ces derniers selon différentes modalités de contact.

Création des comptes des bénéficiaires et invitation à prendre rendez vous

Après téléchargement du fichier, la liste des nouveaux bénéficiaires apparait à l'écran. Il convient dès lors de permettre la création du compte de ces usagers en cliquant sur "Créer compte" (cf. encadré rouge sur la capture d'écran ci-dessous).
Un compte personnel pour les bénéficiaires concernés est alors créé dans RDV-Solidarités. L'invitation par SMS et mail est alors immédiatement rendue possible et s'effectue sur la meme page (cf. encadré rouge sur la capture d'écran ci-dessous).
Grâce à ces clics, les bénéficiaires concernés ont été automatiquement invités par SMS et mail (cf. capture d'écran ci-dessous).
  • En cliquant sur le lien qui leur est adressé, les allocataires sont dirigés vers RDV-Solidarités où leur service de référence (Service RSA) et leur motif de rendez-vous (par exemple : RSA - Orientation) ont été automatiquement complétés.
  • Afin de prendre rendez-vous, les allocataires n'ont plus qu'à sélectionner le lieu de rendez-vous et le créneau horaire de leur convenance puis à valider leurs informations personnelles.
  • Enfin, sur page finale de confirmation rappelant les options sélectionnées (motif, lieu, date, identité de l'usager et coordonnées de contact), les bénéficiaires confirment leur rendez-vous d'orientation, ce qui conduit à l'envoi d'un SMS et d'un mail récapitulatif. NB : un SMS et/ou mail similaire de rappel sera adressé deux jours avant le rendez-vous.
Plus de détails sur les étapes à effectuer par le bénéficiaire dans sa prise de rendez-vous sur la page "Aperçu du parcours bénéficiaire" de ce guide.

Points de vigilance :

Si vous rencontrez un message d'erreur lors de la création du compte ou de l'envoi du SMS/mail, merci de vérifier l'ensemble des éléments ci-dessous :
  • le format de la date de naissance (JJ/MM/AAAA) ;
  • le format du numéro de téléphone (0606060606). Les numéros fixes ne sont pas acceptés ;
  • le format de l'adresse mail (présence des "." et de @) ;
  • la présence d'une seule donnée par case (ex : pour le numéro de téléphone ou le mail) ;
  • la présence des 6 données mentionnées plus haut.
Nous rencontrons des difficultés avec le fournisseur de SMS. Pour le moment, les accents ne sont pas supportés dans les noms et prénoms. Merci d'enlever tous les accents.

Génération de courrier pour invitation postale à prendre rendez-vous

Pour les bénéficiaires ayant ni mail, ni numéro de téléphone, il est possible de générer un courrier d'invitation contenant un code personnel pour prendre rendez-vous via RDV-Insertion. Pour cela, vous pouvez cliquer sur le bouton "Générer courrier" lors du chargement du fichier excel des nouveaux demandeurs.
Cela télécharge le courrier au format .pdf dans votre navigateur. Le courrier, que vous pouvez dès lors adresser par voie postale) contient un code unique qui permettra au bénéficiaire de prendre RDV en se connectant sur le site rdv-insertion.fr (cf. exemple ci-dessous s'agissant de Madame Sarah ALAOUI dont les coordonnées de contact étaient inconnues).
Invitation_1646910826_ALAOUI_Sarah.pdf
35KB
PDF

Procédure d'ajout manuel d'un allocataire

Il est également possible, à partir de la page d'accueil d'ajout des allocataires, de procéder à une création manuelle d'un profil BRSA en cliquant sur le bouton "Créer allocataire(s)" puis sur "Créer un allocataire" (cf. encadré rouge sur la capture d'écran ci-dessous).
Il est alors possible de renseigner les informations d'identité et de contact de l'usager concerné puis de cliquer sur "Enregistrer" :
À noter que cette procédure de création manuelle permet pareillement la création d'une fiche utilisateur sur RDV-Solidarités. A ce stade, la procédure de création manuelle est la même quel que soit le contexte (si des contextes ont été définis). Ce n'est qu'après qu'il faudra veiller à bien inviter à partir du bon contexte sur la fiche usager.

Focus : invitation des allocataires en la présence de plusieurs organisations effectuant l'orientation

Selon l’organisation des territoires, il est possible que la gestion des rendez-vous d’orientation des nouveaux entrants RSA soit éclatée à l’échelle du département entre différentes structures et que chaque structure corresponde à une organisation sous RDV-Solidarités. En effet, dans les Conseils départementaux qui n’ont pas mis en place une plateforme unique d’orientation, les nouveaux entrants peuvent alors être dirigés vers différentes structures à l’instar des Services Départementaux des Solidarités et de l'Insertion (SDSEI) ou des Maisons départementales des Solidarités (MDS). La clé de redirection de chaque bénéficiaire est l’adresse postale : chaque allocataire est donc dirigé vers l’une de ses structures selon son lieu de résidence.
Pour rappel, un département peut activer une fonctionnalité de sectorisation sur l’outil RDV-Solidarités permettant de diriger les nouveaux entrants vers des agents de sa plateforme unique d’orientation territorialement répartis. Avec l’existence de différentes organisations effectuant l’orientation (MDS, SDSEI, etc.), la situation est quelque peu différente. En effet, chacune de ces organisations peut également disposer de sa propre "organisation" sur RDV-Solidarités. Elles disposent dès lors de leur propre espace d'ajout et d'invitation des allocataires (sur RDV-Insertion) comme toute organisation.
Dès lors, deux voies sont envisageables pour inviter les allocataires :
  • Un agent en central disposant d’un compte dans toutes les organisations peut télécharger le fichier des nouveaux BRSA (en cliquant sur la fonctionnalité encadrée en rouge sur la capture d'écran ci-dessous): les adresses postales des bénéficiaires sont automatiquement détectées et conduisent à une répartition du flux des nouveau entrants entre les différentes organisation. L'agent peut créer uniquement les comptes, ou bien choisir d'inviter aussi les bénéficiaires. S'ils n'invitent pas les bénéficiaires, les agents de chaque organisation pourront retrouver la liste des nouveaux bénéficiaires créés par l'agent en central, et les inviter.
    • Si l’adresse n’est pas détectée, l’agent en question en central devra choisir vers quel site envoyer l’allocataire non automatiquement redirigé vers une structure.
  • Ce sont les organisations qui effectuent directement le téléchargement du flux des nouveaux entrants les concernant (par exemple, en cliquant sur "MDS de Rodez" en orange sur la capture d'écran ci-dessous), la condition préalable étant que le fichier soit découpé à l’échelle départementale puis chaque segment transmis aux différentes structures.

Précautions à prendre en présence de multiples organisations

  • Les libellés des motifs doivent être strictement les mêmes dans chaque organisation.
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