đŸ“„Importer des usagers

AprĂšs vous ĂȘtre connectĂ© au service, la seconde Ă©tape consiste Ă  tĂ©lĂ©charger le fichier des nouveaux allocataires. Pour y accĂ©der, cliquez sur le bouton "CrĂ©er usager(s)" puis sur "Charger fichier usagers" (cf. encadrĂ© rouge sur la capture d'Ă©cran ci-dessous).

Importer des usagers depuis la page d'accueil

Choisir la bonne liste d'import

La premiÚre étape consiste à choisir la catégorie à laquelle vous souhaitez rattacher la personne. Si vous n'avez qu'une seule catégorie, vous aurez le choix entre cette catégorie-là et aucune catégorie de suivi.

Option 1 : Aucune catégorie de suivi

Si aucune catégorie de suivi est sélectionnée, cela voudra dire que les personnes du fichier seront sur une liste appelée 'Tous les contacts' mais vous ne pourrez pas directement les inviter. Il faudra par la suite les lier à une catégorie spécifique pour pouvoir les inviter.

Option 2 : Choix d'une catégorie spécifique

Si par exemple vous sĂ©lectionnez RSA Orientation (sur la capture ci-dessus ☝) les personnes seront alors ajoutĂ©e Ă  2 endroits diffĂ©rents :

  • Tous les contacts

  • RSA Orientation

Vous pourrez également aprÚs l'import inviter inviter en masse les personnes à prendre RDV dans le cadre de cette catégorie.

Invitation en masse des usagers

Veillez à bien sélectionner la catégorie, car elle conditionne notamment le contenu des messages SMS, mail et courrier postal générés à l'occasion de l'envoi des invitations.

Pour information, voici la procédure à suivre pour relier les contextes RDV-Solidarités aux motifs RDV-Insertion.


Format du fichier d'import

Quel format de fichier d'import ?

Le fichier des usagers à télécharger sur RDV-Insertion est un fichier Excel (.xlsx) dans lequel figurent les allocataires du RSA à orienter ainsi que des informations les concernant.

Bien souvent, il est obtenu à partir de votre logiciel de gestion RSA (ex : IODAS / extraction BO). Il est complété, le cas échéant, avec le CDAP.

⚠Rdv-insertion a d'ailleurs mis en place avec la Cnaf (mail et tĂ©lĂ©phone) pour tous les bĂ©nĂ©ficiaires RSA de votre dĂ©partement (envoi rĂ©alisĂ© via la nouvelle plateforme Hubee).

👉 Ce fichier des donnĂ©es de contact CNAF peut ĂȘtre directement tĂ©lĂ©chargĂ© sur rdv-nsertion (cf. "Enregistrement avec les donnĂ©es de contact" plus bas sur cette page), la correspondance entre l'identitĂ© des bĂ©nĂ©ficiaires (fichier dit des nouveaux entrants), d'une part, et leurs informations de contact (fichier CNAF dit des coordonnĂ©es de contact), d'autre part, est alors automatiquement effectuĂ© sur rdv-insertion.

Pour que l'application fonctionne, le fichier Excel soit respecter certaines rĂšgles afin d'ĂȘtre reconnu par l'outil :

  • Si l'ordre des colonnes peut ĂȘtre modifiĂ©, l'intitulĂ© de celles-ci (ex : "civilitĂ©", "prĂ©nom", etc.) est quant Ă  lui important et ne doit jamais changer,

  • Les noms de colonne doivent ĂȘtre en premiĂšre ligne du fichier Excel,

  • Les colonnes qui doivent obligatoirement ĂȘtre prĂ©sentes pour la rĂ©ussite du tĂ©lĂ©chargement des nouveaux entrants sur rdv-insertion sont paramĂ©trĂ©es en amont au niveau de rdv-nsertion. Veuillez vous rendre sur cette page pour en savoir plus.

Téléchargement du fichier

Téléchargez à présent votre fichier en cliquant sur "Choisir le fichier" (cf. encadré rouge sur la capture d'écran ci-dessous). NB : le nom du fichier importe peu.

Enrichissement avec les données de contact

Lorsque vous téléchargez le fichier des nouveaux entrants, un bouton "Enrichir avec données de contact" apparaßt. Ce bouton permet de charger le fichier csv des Données de contact contenant les coordonnées de tous les bénéficiaires du RSA du département, envoyé par la CNAF tous les lundi matin via HubEE

👉 Enrichir ainsi avec les donnĂ©es de contact vous permet de gagner du temps en tĂ©lĂ©chargeant automatiquement les informations nĂ©cessaires Ă  l'utilisation de rdv-insertion (mail et/ou tĂ©lĂ©phone). La clĂ© permettant d'effectuer la correspondance entre l'identitĂ© des BRSA et leurs donnĂ©es de contact est le N°CAF.

Finaliser l'import

Option 1 : Vous aviez sélectionné aucune catégorie d'import

Dans ce cas, votre tableau va apparaßtre, avec les personnes du fichier en ligne, vous pourrez alors créer les comptes des usagers en masse. Les usagers seront ainsi importés et apparaßtront sur votre liste 'Tous les contacts'.

Option 2 : Vous n'aviez sélectionné une catégorie donnée

Dans ce cas, votre tableau va apparaßtre, avec les personnes du fichier en ligne, vous pourrez alors cliquer sur "Créer comptes" pour créer les comptes en masse. Les usagers seront ainsi importés et apparaßtront sur votre liste 'Tous les contacts' ainsi que la liste de la catégorie sélectionnée.

Vous avez Ă©galement la possibilitĂ© d'inviter en mĂȘme temps Ă  prendre RDV sur cette catĂ©gorie-lĂ  en cliquant sur 'Actions pour toute la sĂ©lection' et choisir d'inviter en masse par mail, SMS ou courrier toutes les personnes sĂ©lectionnĂ©es.

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