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# 3. Catégories de motifs

{% hint style="success" %}
Une catégorie permet de grouper les dossiers usagers dans une liste de suivi. Elle est reliée à un ou plusieurs motifs de rendez-vous. Les différentes catégories apparaitront sous forme d'onglet sur la page d'accueil
{% endhint %}

<figure><img src="/files/FYIifZ4NVoiVwvRFymCh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **1 - Sélectionnez une catégorie**&#x20;

Choisissez parmi les catégories existantes selon le contexte du ou des motifs de rendez-vous que vous souhaitez associer entre l'**orientation** ou l'**accompagnement** de vos usagers.

### **2 -** Préférences de rendez-vous

**Rendez-vous avec référent :** Si cette option est cochée 'oui', l'usager ne pourra prendre rendez-vous qu'avec son référent rattaché sur sa fiche usager. Les usagers sans référent ne pourront pas prendre de rendez-vous. Assurez-vous d'avoir également coché "RDV de suivi" sur les motifs de rendez-vous sur rdv-solidaritésonglet 'réservation en ligne' pour pouvoir inviter vos usagers.&#x20;

<figure><img src="/files/5sXEQlRzcUf5Zalf1H5S" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Convocation possible :** Par défaut, l'envoi de convocations est possible sur les catégories. Mais vous pouvez la désactiver sur cette catégorie. Pour envoyer des messages de convocation, le motif correspondant doit contenir le mot "convocation" [voir plus d'informations ici](/guide-dutilisation-rdv-insertion-and-faq/invitation-and-convocation/envoyer-des-invitations-ou-convocations/convoquer-un-usager.md)

**Numéro de téléphone :** vous pouvez choisir d'afficher un N° de téléphone différent que celui de l'organisation. Utile si par exemple les RDV d'accompagnement sont gérés par une autre entité que l'orientation.&#x20;

### 3 - Motifs de rendez-vous

Rattachez un ou plusieurs motifs à la catégorie créée pour pouvoir inviter un usager sur la catégorie ou lui envoyer une convocation. Les motifs reliés à la catégorie sur rdv-solidarités pourront remonter dans l'historique des RDV des usagers.&#x20;

{% hint style="danger" %}
Cette étape est obligatoire pour pouvoir inviter ou convoquer des usagers&#x20;
{% endhint %}

### 4 - Configuration des messages

**Invitation limitée aux organisations de l'usager :** si cochée sur "oui", l'usager ne pourra prendre rendez-vous que dans les organisations auxquelles il est rattaché.

**Durée de validité des liens d'invitations**

Le lien permettant de prendre rendez-vous dans les invitations expirera au-delà de la période définie ci-dessous. L'usager ne pourra plus prendre rendez-vous au-delà de cette période.

{% hint style="danger" %}
Attention, si la validité du lien d'expiration est inférieure à 6 jours alors aucun rappel ne sera envoyé aux usagers à J+3 pour leur rappeler de s'inscire sur un créneau
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Si ce champ est vide, les invitations n’auront pas de date d’expiration et l'usager pourra se positionner plusieurs fois sur un RDV grâce au lien.&#x20;
{% endhint %}

### 5 - Fichier d'import

Sélectionnez un modèle de fichier déjà existant ou créez un nouveau modèle de fichier pour **importer en masse vos usagers.**&#x20;

{% hint style="warning" %}

* L'intitulé de la colonne de votre fichier devra être exactement le même que l'intitulé paramétré dans le "***Nom de la colonne dans le fichier "***
* Les colonnes devront être en ligne 1 de votre fichier pour être reconnues par l'outil
* Si vous laissez une information collectée vide alors cette information devient non obligatoire et votre fichier n'aura pas cette colonne
* D'autres colonnes peuvent être présentes sur votre fichier mais ne seront pas prises en comtpe lors de l'import
* Nom de l'onglet Excel obligatoire
  {% endhint %}

| Information collectée      | Nom de la colonne dans le fichier |
| -------------------------- | --------------------------------- |
| Civilité                   |                                   |
| Prénom                     |                                   |
| Nom de famille             |                                   |
| Rôle (demandeur/conjoint)  |                                   |
| Email                      |                                   |
| Numéro de téléphone        |                                   |
| Date de naissance          |                                   |
| Nom de naissance           |                                   |
| Champ adresse 1            |                                   |
| Champ adresse 2            |                                   |
| Champ adresse 3            |                                   |
| Champ adresse 4            |                                   |
| Champ adresse 5            |                                   |
| N° CAF                     |                                   |
| ID France Travail          |                                   |
| NIR                        |                                   |
| ID bénéficiaire départment |                                   |
| Date d'ouverture du droit  |                                   |
| Structure référente        |                                   |
| Email de l'agent référent  |                                   |
| Tags                       |                                   |

Tous les champs collectés dans ce fichier seront les données des usagers qui seront importées et qui apparaitront sur la fiche de chaque usager :&#x20;

<figure><img src="/files/bYRQECHpjuOA5DAoVesR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 6 - Notifications

**Rendez-vous pris :** par défaut, c'est l'agent qui reçoit l'usager qui reçoit les notifications liées au RDV (création, modification, annulation), vous pouvez choisir ici de nontifier une tierce adresse email

**Créneaux indisponibles :** l'adresse email à notifier lorsque les usagers ne peuvent plus prendre rendez-vous sur cette catégorie.

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